Für die Sommerfreizeiten im Evang. Waldheim Esslingen betreue ich (lange Zeit komplett ehrenamtlich) die Website sowie eine umfangreiche Webanwendung, die ich nachfolgend genauer beschreibe…
Im Laufe der Jahre hat sich viel verändert und weiterentwickelt, so dass inzwischen sehr viele Bereiche der Freizeit digital verwaltet werden können.
Der öffentliche Bereich der Webanwendung, der die Website darstellt hat zwei besonders hervorzuhebende Funktionen:
- Die Kinderanmeldung
Hier können die Eltern ihre Kinder komplett online anmelden bzw. auf die Warteliste setzen, wenn keine Plätze mehr verfügbar sind. - Die Mitarbeiteranmeldung
Auch die Mitarbeiteranmeldung erfolgt komplett online
Die Webanwendung
Die Webanwendung teilt sich in zwei Bereiche auf.
Bereich Kirchenpflege
Die Kirchenpflege ist für die Thematik Kinderanmeldung zuständig und kümmert sich darum, die Zahlungseingänge im System zu vermerken, Teilzahlungen zu verwalten (die einen Einfluss auf das Mahnverfahren haben) und ggf. Abmeldungen einzutragen (was für Anmeldungen auf der Warteliste bedeutet, dass sie nachrücken können).
Bereich Freizeit
Der Freizeitbereich ist für die tägliche Arbeit während der Freizeit gedacht. Besonders hervorzuheben sind hier zwei Themenblöcke:
- Die Gruppeneinteilung
Die Freizeitleitung hat hier die Möglichkeit, zum einen die gewünschte Anzahl an Gruppen anzulegen, und im Anschluss die Kinderwünsche aus den Anmeldungen so abzugleichen, dass Verknüpfungen mit anderen tatsächlich angemeldeten Kindern entstehen (wenn möglich).
Zum anderen können alle angemeldeten Kinder dem Alter nach sortiert in gleichgroße Gruppen eingeteilt werden.
Das System zeigt bei den jeweiligen Gruppen an, wenn bestimmte Wünsche der Kinder nicht berücksichtigt wurden (z.B. wollte Marc mit Juliane in die Gruppe). Die Freiteitleitung hat dann die Möglichkeit, mit einem einzelnen Mausklick das jeweilige Kind entweder in die Gruppe des anderen zu verschieben oder das andere Kind in die aktuell ausgewählte Gruppe zu holen. - Mailversand
Das System erlaubt es den MitarbeiterInnen, einfach Emails an alle Eltern einer oder mehrerer Kindergruppen zu verschicken.