Heute hatten wir unsere regelmäßige Führungsklausur, an der ich teilnehmen durfte. Im ersten Workshop ging es um das Thema Mitarbeiterzufriedenheit. Unter anderem ging es auch um Mitarbeitergespräche.
Ein guter Anlass für mich, mein Lieblingswerkzeug, die Manager Tools One On Ones (MTO3s) zu beschreiben.
Kennengelernt habe ich es 2013 im Manager-Tools-Podcast, als ich meine erste Position als Führungskraft übernommen habe und mich vorbereiten wollte.
Das Konzept
Nur, wer die Menschen im Team wirklich kennt, kann gut führen. Um dies zu erreichen ist ein regelmäßiger Austausch unerlässlich. Den Ablauf und die Frequenz des Austauschs wurden laut Mark Horstmann (in seinem Buch The Effective Manager), in vielen Versuchen ermittelt, welche zu folgenden Empfehlungen führen:
Als wiederkehrendes Element im Kalender
Die (traurige) Wahrheit ist, dass du als Führungskraft ziemlich sicher einen vollen Kalender haben wirst. Und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sich Lücken im Kalender schneller schließen, als dir lieb ist. Aber auch deine MitarbeiterInnen werden einen festen Termin im Kalender haben, an dem sie sich orientieren und gegebenenfalls auch vorbereiten können (Wenn sie es denn wollen).
Die gute Nachricht ist, dass vermutlich in drei bis vier Wochen noch viel Platz sein wird. Keiner sagt, dass die One On Ones sofort losgehen müssen.
Und wenn dir das noch nicht als Argumentation reicht, überzeugt dich vielleicht, dass Mark Horstmann darüber schreibt, dass seine Erfahrung mit mehr als 600 Führungskräften zeigte, dass bei One On Ones, die ohne regelmäßigen Termin durchgeführt wurden nur eine zweiprozentige Verbesserung der Beziehungen zu den Mitarbeitern erreicht wurde.
Wöchentlich
Andere Quellen sind hier nicht so konsequent und akzeptieren auch einen längeren Intervall, z.B. alle zwei Wochen. Vor allem, wenn die Argumentation erfolgt, dass für so viele Meetings einfach keine Zeit sei. Eine Argumentation dagegen ist, dass du bei zwei- oder sogar mehrwöchigem Rhythmus das Signal aussendest, dass dir deine MitarbeiterInnen nicht wichtig genug sind und du nur selten Zeit für sie hast.
30 Minuten Dauer
In den ersten Wochen bis Monaten (speziell, wenn du neu in die Rolle der Führungskraft gewechselt hast) empfiehlt es sich folgende Struktur zu wählen (siehe The Effective Manager).
- 15 Minuten: Teammitglied
- 15 Minuten: Führungskraft
Die Zeitaufteilung ist hier als grober Rahmen gedacht. Falls dein Teammitglied also die eigenen 15 Minuten „überzieht“, ist das in Ordnung. Das ist ein Zeichen, dass es Gesprächsbedarf seitens deines Teammitglieds gibt.
Später kann man in den fortgeschrittenen Modus wechseln und die Aufteilung anpassen
- 10 Minuten: Teammitglied
- 10 Minuten: Führungskraft
- 10 Minuten: Entwicklungsziele
Für den Fall, dass dich der scheinbar hohe Zeitaufwand abschreckt, habe ich hier ein Rechenbeispiel mitgebracht (Danke an Bernd Geropp):
Bei 52 Wochen wären das 26,5 Stunden pro Jahr pro Mitarbeiter. Also nichtmal eine Arbeitswoche. Vermutlich müssen dabei aber noch die Termine abgezogen werden, die durch Urlaub von Führungskraft oder Teammitglied ausfallen. Klingt gar nicht mehr nach soviel Zeit, oder?
Mit allen Teammitgliedern
Es versteht sich hoffentlich von selbst, dass jedes Teammitglied das gleiche Anrecht auf die Zeit der Führungskraft hat. Daher
Die Themen des jeweiligen Teammitglieds stehen im Fokus
Das One On One ist für den primär für dein Teammitglied gedacht. Es geht darum, dass Vertrauen in Dich als Führungskraft aufgebaut wird. Ein Aspekt dabei ist, dass du als Führungskraft wahrgenommen wirst, die sich um die eigenen MitarbeiterInnen kümmert und sorgt.
Meine Führungskraft nimmt sich Zeit für mich. Ich fühle mich dadurch wertgeschätzt
Die Führungskraft (also Du!) macht sich Notizen
Dieser Punkt ist vermutlich der, der am häufigsten weggelassen wird. Dabei ist das (auch meinen eigenen Erfahrungen nach) einer der wichtigsten Punkte. Dies ermöglicht es, auch zurückzublicken und sich an die Themen aus den vergangenen Wochen zu erinnern.
Einführung im Team
Das Konzept von One On Ones ist dem Team vielleicht noch nicht bekannt, daher ist eine vorherige Beschreibung und Erklärung nützlich. Dies kann z.B. per Mail an das gesamte Team erfolgen.
Es empfiehlt sich, allen Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich einen eigenen Terminslot auszusuchen, so können sie sich überlegen, wann es für sie am angenehmsten ist.
In meinem Fall habe ich eine Liste mit 10 Terminen erstellt (für damals noch 8 MitarbeiterInnen plus zwei Extratermine) und habe diese in meinem Kalender als Serientermin geblockt. Nachdem die Liste von jedem im Team ausgefüllt war, habe ich jeden gewählten Serientermin geöffnet und das jeweilige Teammitglied zum Termin eingeladen.
Damit behalte ich die Kontrolle über den die Serientermine und kann sie ggf. unkompliziert verschieben, falls es doch mal eine Terminkollision geben sollte. Manche Führungskräfte kümmern sich nämlich nicht immer um die Termine der eigenen MitarbeiterInnen. Falls der freundliche Hinweis auf den bereits bestehenden Termin im Kalender nicht hilft, ist es vermutlich besser, nachzugeben und den eigenen Termin zu verschieben. Die eigenen Teammitglieder haben meistens Verständnis dafür.
Es lohnt sich übrigens nicht, gegen den Willen der eigenen Führungskraft One-On-Ones mit den Teammitgliedern durchzuführen. Dadurch entstehen Spannungen und Probleme, die den Nutzen von formalen One On Ones ziemlich sicher zunichte machen. Vielleicht ergibt sich ja die Möglichkeit, den regelmäßigen Austausch anders zu gestalten.
Ich persönlich finde im Deutschen die Bezeichnung One On One etwas sperrig und verwende daher den Begriff Jour Fixe, der zumindest das Regelmäßige, Wiederkehrende in den Vordergrund stellt.
Podcasts
Hier noch ein paar Empfehlungen, mehr über One One Ones zu erfahren:
| Typ | Autor | URL |
|---|---|---|
| Podcast | Manager Tools | https://www.manager-tools.com/2005/07/the-single-most-effective-management-tool-part-1 |
| Blog | Olaf Kapinski | https://leben-fuehren.de/wirksame-mitarbeitergespraeche-one-on-ones/ |
| Podcast | Bernd Geropp | https://www.mehr-fuehren.de/mitarbeitergespraech-fuehren-one-on-ones/ |